Az „elektronikus iktatás” fogalom alatt azt értjük, hogy az iktató személy egy közös elektronikus irattárban helyezi el az iktatószámmal és egyéb dokumentumra vonatkozó kiegészítő információkkal ellátott iratot.

Egy irat kapcsán újabb iratokat iktathatunk, ezek az eredeti irat módosított verzióiként jelennek majd meg. Természetesen a régi verziók mind-mind elérhetőek lesznek, így nem fordulhat elő, hogy egy rossz mozdulattal eltüntetünk egy fontos dokumentumot, vagy felülírjuk egy rossz verzióval. Az iktatott iratok mappákba rendezhetőek, ez megkönnyíti a rendszerezést. Külön keresőfelület gondoskodik arról, hogy egy tetszőleges dokumentum bármely verzióját könnyedén megtaláljuk.

Ha egy iratot iktattunk, nyomon tudjuk követni az azzal kapcsolatos összes tevékenységet, módosítást, még a megtekintéseit is, vagyis: minden eseményt, ami az adott irattal kapcsolatos. Ilyen módon egy irat teljes élettörténetét át tudjuk tekinteni. Ezzel a módszerrel könnyen kideríthető, hogy hol akadt el egy irat feldolgozásának a menete, vagy, hogy milyen megelőző tevékenységek kapcsolódnak már hozzá.

Az iktatott iratokat továbbküldhetjük ügyintézésre, feldolgozásra, a címzett erről értesítést kap levélben, valamint egy feladat típusú bejegyzése születik az Outlookban. Ezután a jogosultságainak megfelelően intézkedhet a dokumentum további sorsáról, vagy felügyelheti az azzal kapcsolatos további teendőket.

Miért érdemes a DataFlower-t választani?

• Alkalmas bármilyen típusú irat iktatására, legyen az, e-mail, Word dokumentum, kép, futtatható állomány (exe), stb., azaz minden fájltípus
• Nem csak a levelezőrendszerben küldött/fogadott csatolmányok, levelek, hanem a számítógépen, hálózaton, bármilyen egyéb adathordozón elérhető fájlok iktatására is lehetőséget biztosít
• A postán érkezett küldeményeket, szkennelés után szintén iktathatjuk
• Iktatott Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint iktatott e-mail-ekben tartalom szerint is kereshetünk
• A folyamatos iktatás funkcióval nagy mennyiségű dokumentum iktatására biztosítunk kényelmes, gyors megoldást
• A modul egyszerűen feltelepíthető, használata könnyen elsajátítható
• Letölthető nyelvi fájlok segítségével akár egy cégen belül több nyelven is használhatják a programot
• Az ügyintézés menetében történő elakadásról, határidős tevékenységekről, mulasztásokról, felhasználók aktivitásáról főnöki jelentés készíthető

Az iktatás menete nem automatikus, minden esetben az ügyintézőnek kell kezdeményeznie. Ezzel kiküszöbölhető, hogy olyan levél is beiktatásra kerüljön, amelyet nem szeretnénk archiválni.

A DataFlower gondoskodik az iktatott dokumentumok

• biztonságos eltárolásáról,
• jogosultság szerinti elérhetőségéről,
• gyors megkereséséről,
• verzióváltozásainak nyomon követéséről,
• ügyintézési menetének figyelemmel kíséréséről.

Az Iktató-modul számos funkcióval rendelkezik:

• Különböző feltételek szerint kereshetünk az iratok között
• Gyorskereséssel néhány másodperc alatt hozzáférhetünk a kívánt dokumentumhoz
• Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint e-mail-ekben tartalom szerint is kereshetünk
• Különféle intézkedési módozatok közül választhatunk
• A dokumentum módosításakor az eredeti változat is megmarad, és a későbbiekben dolgozhatunk vele. Az újabb változatok mind eltárolódnak az adatbázisban, a változásokat a verziókövetés-nézetben tekinthetjük át
• Egy-egy dokumentumhoz felhasználónként különböző jogokat rendelhetünk
• Egy dokumentumot át lehet adni ügyintézés céljából másik személynek, aki levélben kap értesítést arról, hogy iktatott dokumentumot kapott. Ez bekerül az Outlookba a feladatok közé, így nyomon követhető, hogy a feldolgozás megtörtént-e
• A dokumentumok mappákba rendezhetőek
• A teljes dokumentumtörténetet figyelemmel kísérhetjük, hiszen minden tevékenységet, intézkedést naplózunk, így dokumentumokkal kapcsolatos ügyintézés során az ügymenet esetleges elakadása is felderíthető
• Iktatókönyvet nyomtathatunk az iktatott dokumentumokról
• Adminisztrátori joggal főnöki jelentéseket készíthetünk a felhasználók aktivitásáról, határidős ügyintézéssel kapcsolatos mulasztásairól, valamint az iktatórendszerben található dokumentumok tulajdonságairól