DataFlower
Microsoft Outlook-Iktató modul (Add-in)
A Fisyco Iktató-modulja, a DataFlower könnyen kezelhető. Egyszerű felépítése miatt a működtetése gyorsan elsajátítható.
Miért kényelmes használni?
- Alkalmas bármilyen típusú irat iktatására, legyen az, e-mail, Word dokumentum, kép, futtatható állomány (exe), stb., azaz minden fájltípus
- Nem csak a levelezőrendszerben küldött/fogadott csatolmányok, levelek, hanem a számítógépen, hálózaton, bármilyen egyéb adathordozón elérhető fájlok iktatására is lehetőséget biztosít
- A postán érkezett küldeményeket, szkennelés után szintén iktathatjuk
- A folyamatos iktatás funkcióval nagy mennyiségű dokumentum iktatására biztosítunk kényelmes, gyors megoldást
- A modul egyszerűen feltelepíthető, használata könnyen elsajátítható
- Letölthető nyelvi fájlok segítségével akár egy cégen belül több nyelven is használhatják a programot
Az modul egyszerűen feltelepíthető. Az Outlook eszköztárából érhető el, ez kényelmessé teszi a használatát.
Az ATSystems Zrt. megvásárolta a DataFlower Iktató addon fejlesztési és kereskedelmi jogait!
A DataFlower megszűnteti a kis- és középvállalatok iktatási problémáit, biztosítja a szervezet papír alapú-, valamint elektronikus iktatását és visszakereshetőségét.
Könnyen kezelhető, saját fejlesztésű iktatóprogram, mellyel egy közös irattárban, iktatószámmal elhelyezhetők az információk és egyéb adatok. Egyszerű felépítése miatt a működtetése kényelmes, és gyorsan elsajátítható, jelentősen megkönnyíti a mindennapi feladatokat. A DataFlower alkalmas bármilyen típusú irat iktatásásra, a levelektől a Word dokumentumokig. A modul egyszerűen feltelepíthető, használata könnyen elsajátítható. Elérhető az Outlook eszköztárából, mely kényelmessé teszi használatát.
Miért érdemes a DataFlower-t választani?
- Alkalmas bármilyen típusú irat iktatására, legyen az, e-mail, Word dokumentum, kép, futtatható állomány (exe), stb., azaz minden fájltípus
- Nem csak a levelezőrendszerben küldött/fogadott csatolmányok, levelek, hanem a számítógépen, hálózaton, bármilyen egyéb adathordozón elérhető fájlok iktatására is lehetőséget biztosít
- A postán érkezett küldeményeket, szkennelés után szintén iktathatjuk
- Iktatott Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint iktatott e-mail-ekben tartalom szerint is kereshetünk
- A folyamatos iktatás funkcióval nagy mennyiségű dokumentum iktatására biztosítunk kényelmes, gyors megoldást
- A modul egyszerűen feltelepíthető, használata könnyen elsajátítható
- Letölthető nyelvi fájlok segítségével akár egy cégen belül több nyelven is használhatják a programot
- Az ügyintézés menetében történő elakadásról, határidős tevékenységekről, mulasztásokról, felhasználók aktivitásáról főnöki jelentés készíthető
A dokumentumok kezelésének egyik legfontosabb fázisa az iktatás. Segítségével rendszerezzük az egyes ügyekhez, ügyfelekhez kapcsolódó óriási adathalmazt, hogy jól áttekinthetővé, könnyebben és gyorsabban felhasználhatóvá váljon. A dokumentumokat azonosítókkal, iktatószámokkal ruházzuk fel a gyors, hatékony, időtakarékos felhasználhatóság érdekében. Számos intézmény papír alapú klasszikus iktatókönyvekkel dolgozik, ám ez csupán tematikus vagy időben áttekinthetőséget eredményez.
Ez az évek során kisebb raktárnyi, felhalmozódó aktakupacok áradatát okozhatja. Ennek a tárolási módnak a hátránya, hogy az egyes iratok visszakeresése, csoportosítása vagy bármilyen dokumentum kikeresése hosszú órákat vagy akár napokat jelenthet a munkatársak részére. A mai piacgazdasági viszonyok között jogos igény minden vállalkozás és intézmény részéről az iratkezelésre fordított idő minimálisra csökkentése, hogy munkatársaink ne a keresgélésre, hanem fő feladataikra tudjanak összpontosítani.
Célunk, hogy az iktatás ne csak egy adminisztrációs időrabló feladat legyen, hanem egy teljes szervezetre kiterjesztett jól működő iratkezelési rendszer. Legyen egyszerű, gyors és hatékony munkatársaink elégedettségének és hatékonyságának növelése érdekében.
A DataFlower gondoskodik az iktatott dokumentumok
- biztonságos eltárolásáról,
- jogosultság szerinti elérhetőségéről,
- gyors megkereséséről,
- verzióváltozásainak nyomon követéséről,
- ügyintézési menetének figyelemmel kíséréséről.
Az Iktató-modul számos funkcióval rendelkezik:
- Különböző feltételek szerint kereshetünk az iratok között
- Gyorskereséssel néhány másodperc alatt hozzáférhetünk a kívánt dokumentumhoz
- Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint e-mail-ekben tartalom szerint is kereshetünk
- Különféle intézkedési módozatok közül választhatunk
- A dokumentum módosításakor az eredeti változat is megmarad, és a későbbiekben dolgozhatunk vele. Az újabb változatok mind eltárolódnak az adatbázisban, a változásokat a verziókövetés-nézetben tekinthetjük át
- Egy-egy dokumentumhoz felhasználónként különböző jogokat rendelhetünk
- Egy dokumentumot át lehet adni ügyintézés céljából másik személynek, aki levélben kap értesítést arról, hogy iktatott dokumentumot kapott. Ez bekerül az Outlookba a feladatok közé, így nyomon követhető, hogy a feldolgozás megtörtént-e
- A dokumentumok mappákba rendezhetőek
- A teljes dokumentumtörténetet figyelemmel kísérhetjük, hiszen minden tevékenységet, intézkedést naplózunk, így dokumentumokkal kapcsolatos ügyintézés során az ügymenet esetleges elakadása is felderíthető
- Iktatókönyvet nyomtathatunk az iktatott dokumentumokról
- Adminisztrátori joggal főnöki jelentéseket készíthetünk a felhasználók aktivitásáról, határidős ügyintézéssel kapcsolatos mulasztásairól, valamint az iktatórendszerben található dokumentumok tulajdonságairól
Ügyfeleink igényeinek minél alaposabb kielégítése érdekében két Standalone alapverziót kínálunk:
Egy felhasználós változat
Egy számítógépre telepíthető egyetlen felhasználó számára, aki teljes jogkörrel rendelkezik az iktatási feladatok tekintetében. A verzióból értelemszerűen hiányoznak a több felhasználót érintő funkciók. Ideális kisebb vállalkozások számára, illetve ha az iktatási feladatokat egyetlen személyre kívánjuk bízni az ellenőrzés és kontrollálhatóság érdekében.
Rendszerkövetelménye: Windows XP SP2 alaprendszer; MS Office 2003 vagy 2007. Adatbázisa MS SQL Express alatt fut. Telepítéskor minden egyéb szükséges szoftvert automatikusan feltelepít.
Több felhasználós változat
Ezt a verziót több felhasználó együttesen használhatja, az iktatott dokumentumok egyetlen nagy adatbázisba kerülnek. Felhasználása nagyobb vállalatok esetén javasolt, ahol munkatársainknak eltérő területeken kell iktatási feladatokat végrehajtaniuk. A rendszerben elkülöníthető egy vagy több speciális felhasználó, akik kioszthatják az iktatók részére a feladatokat, illetve meghatározhatják, mely adatok iktatásához és hozzáféréséhez legyen jogkörük.
Rendszerkövetelmény: XP SP2 alaprendszer; MS Office 2003 vagy 2007; MS SQL 2005 /1licence; IIS szerver. Az adott programokat elegendő egy gépre telepíteni.